Skip to content

Jak przekazać negatywny feedback kandydatom?

“Nikt nie lubi złych nowin zwiastuna”

Sofokles, Antygona
(tłum. Kazimierz Morawski)

Łatwo jest przekazać pozytywną decyzję. O charakterze rekrutera decyduje jednak sztuka przekazywania złych wieści. Jest to sytuacja niekomfortowa, bo z założenia musimy komuś odmówić. W tej sytuacji na naszą niekorzyść działa wiele czynników (efekt posłańca, lęk społeczny, poczucie własnej wartości). Często obawiamy się reakcji drugiego człowieka. Wyobrażamy sobie jak robi się czerwony, dostaje piany, rzuca słuchawką i dzwoni do swojego prawnika. W większości przypadków niesłusznie. Poniżej znajdziecie kilka przemyśleń i najlepszych praktyk w branży, jakie poznałem i stosuję z sukcesem do dnia dzisiejszego. Artykuł dotyczy sytuacji kiedy odrzucamy kandydata ze względu na jakieś kompetencje. Jeżeli nie masz feedbacku od klienta, przeczytaj co zrobić w tym wpisie.

Empatia

Nie należę do wrażliwców, a już na pewno ostatnią rzeczą jaką bym chciał usłyszeć to prywatne problemy kandydatów. Uwierz mi, Ty też tego nie chcesz 😉 Przez empatię rozumiem dwie rzeczy:

  • zachowanie w świadomości że dla kogoś ta decyzja może być ważna;
  • traktowanie kandydata tak jak sam chcę być potraktowany, kiedy będę kandydatem.

Przed każdym przekazaniem negatywnej decyzji przywołaj w pamięci te rzeczy i nie będziesz potrzebować żadnych feedbackowych “kanapek”, hotdogów, sałatek czy innych formalnych schematów.

Szacunek i życzliwość

Zachowanie szacunku i życzliwości pozwoli Tobie i drugiej stronie zawsze wyjść z twarzą. Jest to najpotężniejsze narzędzie biznesowe jakie znam, które stosuję z dużym powodzeniem w niemal każdej sytuacji konfliktowej. Jedną z takich sytuacji jest negatywny feedback, który zdecydowanie nie jest w interesie kandydata. Bardzo rzadko zdarzają się sytuacje, w których kandydaci dosadnie pokazują swoje niezadowolenie. Bez względu na to co się wydarzy, nie komentuj, nie daj się sprowokować, mów tylko tyle ile potrzeba. To nie jest miejsce i czas na udzielanie rad i wygłaszanie poglądów. Zachowanie szacunku i życzliwości sprawi, że wypadniesz w oczach kandydata profesjonalnie, nawet, jeżeli w danym momencie będzie na Ciebie zdenerwowany. Po pewnym czasie złość i żal minie, a to co zostanie to dobre wrażenie profesjonalistki trzymającej standardy w każdej sytuacji 🙂

Słowa

Słowo kreuje naszą rzeczywistość. Jeżeli przekazujesz coś więcej niż samą decyzję, warto zastanowić się jak ubrać to w słowa. Czasami z pozoru nieznaczące różnice, mogą mieć ogromny wpływ na psychikę drugiego człowieka. Dla przykładu:

  • “został Pan odrzucony przez jęz. angielski”, “brakuje Panu angielskiego” – zwracasz czyjąś uwagę na jego braki, pokazujesz jego niedoskonałość, nieudaczność w czymś, analfabetyzm, demotywujesz go
  • “w tym momencie poziom mówienia i pisania w jęz. angielskim jest jeszcze niewystarczający do podjęcia współpracy” – zwracasz czyjąś uwagę na czyjąś decyzję (podjęcie współpracy) i powodzie tej decyzji (niewystarczający poziom); pokazujesz komuś obszar, który “zawinił” (mówienie i pisanie) z jednoczesną sugestią z czego może się douczyć, jeśli będzie chciał próbować ponownie. Uwypuklasz tu i teraz (w tym momencie; jeszcze niewystarczający) pokazując czasowy charakter czyjejś niedoskonałości. Najważniejsze jest jednak, że pokazujesz kompetencje w charakterze poziomu, natężenia (w przypadku języków mogą to być A1 – C2), a nie braku lub posiadania.

Czasami mówimy tak, bo jest nam po prostu łatwiej. Wiemy przecież o co chodzi. Kandydat już nie koniecznie. Odpowiedni dobór słów i unikanie skrótów myślowych są jak najbardziej wskazane.

Oszczędność

Czasami chcemy komuś pomóc, niekoniecznie zastanawiając się, czy druga osoba tej pomocy potrzebuje. Feedback jest krótkim przekazaniem decyzji. Możliwie najkrótszym. Najlepiej jest więc przekazać tylko tyle, ile kandydat od nas oczekuje (jeżeli posiadamy takie informacje). Minimum to prosta decyzja i to najczęściej wystarczy. Jeżeli kandydat prosi o uzasadnienie, nie wysyłaj mu tabelek z ocenami, komentarzami i wątpliwościami managerów. Najczęściej na negatywną decyzję wpływają 1-3 czynników. Postaraj się je przekazać w jasny i krótki sposób. Pamiętaj, że im więcej informacji kandydat otrzyma, tym silniejsza jest jego linia obrony.

Pomoc

To, że przekazujesz komuś złe wieści wcale nie musi oznaczać zakończenia relacji.

Pamiętaj, że dużo lepsze wrażenie pozostawisz po sobie jako osoba pomocna i życzliwa, niż kolejna rekruterka od której kandydat dostał rekrutacyjnego “kosza”. Kluczem jest pozostawienie pozytywnych skojarzeń z Twoją osobą. Możesz to zrobić na wiele sposobów. Poniżej podaję przykłady moich sposobów na pomaganie odrzuconym kandydatom. Mam nadzieję że będzie to inspiracją dla Ciebie, a jeżeli nie masz ochoty nic wymyślać możesz przesyłać te same linki:

  1. Artykuły dotyczący samodzielnej wyceny własnych oczekiwań:
  2. Lokalne grupy pracy dla branży IT na LinkedIn (podsyłam grupę zgodnią z miejscem zamieszkania kandydata)
  3. W przypadku osób z Wrocławia które nie przeszły weryfikacji językowej, polecam prywatne szkoły w których się uczyłem:
  4. W przypadku pracowników z branż na których się dobrze znam (rekrutacja, niektóre niszowe stanowiska IT) daję wskazówki co obszarów technologicznych które są najczęściej wymagane w danej niszy, pomagając w wyborze ewentualnych kursów.

Moje feedbacki

Na koniec dla przykładu omówię schemat najlepszych feedbacków jakie przekazywałem – były to informacje zwrotne dla kandydatów do mojego zespołu. Na pierwszym etapie to ja byłem osobą decydującą, więc miałem pełen obraz tego dlaczego kandydat nie został wybrany.

  1. Przekazanie negatywnej decyzji – od tego zawsze zaczynam, ponieważ jest to trudne (dla obu stron) i często bolesne. Nie ma potrzeby mydlić oczu że jest inaczej, a odwlekanie tego tylko pogłębia niezręczność rozmowy
  2. Krótkie uzasadnienie decyzji – po prostu mówię dlaczego, czego było wg mnie za mało, a co było zbyt inne w porównaniu do potrzeb zespołu. Wskazuję maksymalnie na dwie rzeczy, które są dla mnie istotne. Zwracam uwagę na czasowy charakter danej kompetencji i podkreślam otwarcie drzwi do mojego zespołu w przyszłości.
  3. Oferuję pomoc – dostosowaną do osoby i sytuacji. Czasami jest to krótka porada, czasami kontakt na LinkedInie a czasami ciepłe słowa. Buduje relacje który wartość rośnie z czasem. Przede wszystkim traktuję kandydatów tak samo, jak sam bym chciał być potraktowany.

Pamiętaj, że nie zawsze będzie idealnie. Najczęściej będziesz musiała pracować w stresie, z małą ilością informacji a czasem nawet z trudnymi osobowościami. Wierzę że wypracujesz schemat optymalny dla Ciebie, z którym poczujesz się pewnie i ugruntujesz swój profesjonalizm. Mam nadzieję że artykuł w jakiś sposób przyczyni się do podniesienia tych standardów oraz komfortu Twojej pracy w rekrutacji.

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *