Skip to content

Szablony wiadomości w Outlook – jak je zrobić i jak używać.

Zdarzyło Ci się wychodzić później z pracy z powodu rozsyłania wiadomości email? Jest godzina 15:50, za chwilę kończysz pracę. Jeszcze tylko jeden email. Takie samo zaproszenie do kandydatów. Piszesz pierwszą wiadomość, wymyślasz treść, tytuł, jest ok. Wysyłasz. Jeszcze tylko 14 osób. Otwierasz nową wiadomość, kopiujesz poprzednią. Zmieniasz odbiorcę. Jeszcze tylko poprawić formatowanie. Jeszcze tylko 13 odbiorców…

Jedno z mądrzejszych narzędzi, które wykorzystuję w pracy rekrutera są gotowe szablony wiadomości w MS Outlook. W pracy sourcingowej znaczna część wiadomości jest identyczna (chodzi mi przede wszystkim o powtarzalne etapy rekrutacji). Często taką samą wiadomość rozsyłamy przez długi czas do wielu kandydatów, np. zaproszenie na rozmowę o pracę.

Żeby skorzystać z szablonów Outlook potrzebujesz dostosować swój widok. 1) Wejdź w Opcje -> Dostosowanie Wstążki; 2) w prawym menu znajdź Developer i zaznacz checkbox; 3) OK. Od teraz jesteś Deweloperem 😉

Menu Outlook: dostosowywanie wstążki
Podstawowe menu Outlook

W górnym pasku pojawiło się nowe menu – “Deweloper”

Przycisk Deweloper w menu górnym programu Outlook
Przycisk Deweloper w menu górnym

Następnie przygotuj swój pierwszy szablon. Kliknij “nowa wiadomość e-mail”, tak jak robisz to zawsze kiedy chcesz napisać zwykłą wiadomość, i zacznij pisać.

Jeżeli używasz automatycznych podpisów, w szablonie pomiń je. Outlook doda Twój podpis automatycznie po otwarciu szablonu, tak jak to robi podczas otwarcia nowego emaila.

Kiedy wiadomość jest gotowa, zapisz ją jako szablon: 1) kliknij Plik -> Zapisz jako; 2) Zapisz jako typ -> wybierz Szblon Outlook; 3) Wprowadź nazwę pliku i zapisz.

Teraz możesz już zamknąć swoją wiadomość. Jeżeli wyskoczy komunikat z zapytaniem “Czy chcesz ją zachować?”, kliknij “Nie”. Nie potrzebujesz zapisywać tej wiadomości skoro masz już szablon. Ale jak z niego korzystać?

W górnym menu kliknij “Deweloper” a następnie “Wybierz formularz”

W okienku formularzy wybierz “Szablony użytkownika w systemie plików”. Pojawi się lista wszystkich zapisanych formularzy. Zaznacz ten, który Ciebie interesuje i kliknij “Otwórz”. Gotowe!

Wiadomość musi mieć co najmniej tytuł i treść, ale Twoje szablony mogą również zawierać grafikę, załączniki, media i inne cuda, których potrzebujesz. Możesz również na stałe dodać odbiorcę, jeżeli wysyłasz ten sam email do tej samej osoby. Z czasem lista Twoich szablonów może zrobić się długa, dlatego warto rozważyć przejrzyste nazewnictwo. Mam nadzieję że już nigdy nie wyjdziesz później z pracy z powodu emaila 🙂

2 komentarze

  1. Kasia Kasia

    Cześć! Właśnie chciałam uskutecznić Twój sposób, niestety nie mam takiej opcji (albo jej nie widzę). Pracuje na macku, może orientujesz się jak mogę to zrobić na tym systemie? 🙂

    Z góry dzięki!
    Kasia

    • Cześć, z tego co się orientuję to są dwie metody:
      1) otwórz Mail.app, stwórz nową wiadomość, z menu górnego pliki wybierz “Zachowaj jako papeterię”
      2) wyślij normalnego maila, wejdź w Menu na “Wiadomość”, Wyślij ponownie
      Nie pracowałem na Macu więc ekspertem nie jestem ale na pewno da się to zrobić.
      Daj znać czy powyższe metody działają. Ze względu na brak dostępu do takiego sprzętu nie mam możliwości testowania.

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *